Vacature: deeltijds administratief medewerker

We breiden ons Bon Goesta-team graag uit met een administratief medewerker vol enthousiasme!

Een job met focus op verwerking en opvolging klantencontacten, boekhouding, algemene administratie en backup ondersteuning personeelsplanning. Altijd al willen werken in een jong, dynamisch team met een gezonde ‘hoek af’? Je hebt een passie voor horeca, events en catering? Dan ben jij onze geschikte kandidaat!

Hieronder vind je alle info! ⬇️

Naar wie zijn we op zoek?

👀 Wij zijn op zoek naar iemand die volgende taken op zich wil nemen:

• Boekhouding:  verwerken van de binnenkomende facturen, controleren van de bestelbons met de facturen, opvolgen ontvangst creditnota’s en terugbetalingen, opmaken voorschot- en eindfacturen voor klanten, opvolgen van de betalingen, opvolgen van openstaande klanten en leveranciers, … zodat de boekhouding de correcte inboeking en betaling kan doen.
• Contacten met klanten: jouw collega’s bijstaan in de contacten met onze klanten die interesse hebben in catering of in onze feestzaal Sint-Maurus-Hoeve in Lievegem.   Je geeft (telefonisch, per mail, …) informatie aan klanten, verwerkt de aanvragen in ons CRM-systeem, volgt aanvragen op, volgt de doorgestuurde voorstellen op, …
• Administratieve voorbereiding van de evenementen: mise en place-lijsten maken, weekoverzichten opstellen, bestellingen plaatsen bij leveranciers, personeel uitvragen, de juiste persoon op de juiste plaats zetten, communicatie met team en personeel verzorgen, …
• Administratieve verwerking van voorbije evenementen: personeelsuren bevestigen, opvolgen van personeel en evalueren, een event administratief afronden en verwerken van fiches, facturen, mails etc…
• Algemene administratie: fiches voor bezoeken/besprekingen met klanten maken en nadien verwerken, brochures updaten, gesprekken/bezoeken met klanten inplannen, …
• …

👀 Het is een heel gevarieerde en uitdagende job. We willen graag iemand met pit die zich flexibel kan opstellen. Computervaardigheden en communicatieve vaardigheden zijn heel belangrijk. De vereiste vaardigheden:

• Goeie kennis van Word, Access en Excel, behendig met de computer in het algemeen
• Praatgraag: goed kunnen communiceren, zowel mondeling als schriftelijk
• Flexibel: iemand die snel kan schakelen en goed kan pingpongen doorheen de dag (elke dag is anders hier!)
• Orde en netheid: iemand die dit hoog in het vaandel draagt.
• Punctueel en puntjes op de i: iemand die het graag allemaal goed wilt doen en liever nog eens extra vraagt dan ‘zomaar’ dingen te doen
• Oog voor detail: we hebben een goeddraaiende feestzaal en alles wat we voorbereiden rond de feesten moet piekfijn in orde zijn. Een kritisch oog mag!
• Vertrouwenspersoon en discretie: gezien er met GDPR-gewijze zaken wordt gewerkt (personeel, privacy, contactgegevens klant, team…) moet dat wederzijds vertrouwen er echt zijn.
• Zelfstandig: iemand die op zijn/haar eigen benen staat en zelf ook knopen kan doorhakken mocht dit nodig zijn.
• Enthousiast/goedlachs/vrolijk
• Een gezonde portie knaldrang. Iemand die er graag invliegt!
• …

Periode/uren/dagen:

🗓 De persoon kan beginnen werken vanaf mei/juni (richtdata, bespreekbaar!). Er zijn een aantal weken voorzien om in te werken samen met een collega. Even op sleeptouw nemen in de wonderlijke BonGoesta-wereld!

Belangrijk:

• Good news! Het is een tijdelijk contract maar mits de juiste klik en positieve evaluatie kan dit contract altijd verlengd worden en kan je blijvend deel uitmaken van ons team.

Wat betreft de uren zou het gaan over een deeltijdse betrekking (20 uren), verspreid over maximum 4 dagen (bij voorkeur 3). Zéker op maandag (verwerken afgelopen events) en vrijdag (voorbereiden komende events), de andere dag(en) zijn bespreekbaar.

Plaats tewerkstelling

Bon Goesta / Feestzaal Sint-Maurus-Hoeve
Rapenburg 1
9930 Lievegem

Goesting?

📢 Goesting om ons team te vervoegen en volledig te gaan voor deze job? Stuur jouw CV en motivatiebrief naar [email protected] of bel naar 09/335 27 77 en vraag naar Petra Van Limbergen (bereikbaar van maandag t.e.m. vrijdag van 9u30 – 12u00).

Ik heb goesting om te solliciteren